Jeg er en stor fan af e-mail. Faktisk, hvis du gør forretning med mig vil hovedparten af vores kommunikation ikke være via telefon, men via e-mail. E-mail er hurtig. E-mail er praktisk. E-mail tager mindre tid end omstændelig telefonsamtaler. Vigtigst, giver e-mail mig en elektronisk registrering af min kommunikation med kunder, medarbejdere, partnere og leverandører; hvilket gør det nemt for mig at opdatere min hurtigt-aging hukommelse ved at nemt henvise tilbage til vores elektroniske samtaler.

Som en person, der modtager og sender et par hundrede e-mails om dagen, jeg skal fortælle dig, at jeg er konstant overrasket over hvor dårligt skrevet og uprofessionel de fleste business er emails. Jeg modtager e-mails hver dag fra andre iværksættere, der ikke selv indeholder hele sætninger. De er ofte fyldt med stavefejl og grammatiske fejl eller skrives med store bogstaver, og nogle gange, næsten analfabeter.

En email jeg modtog for nylig fra en person forsøger at sælge mig et dyrt stykke udstyr rent faktisk læser, “tom–hvad du tror – klar til at købe?” Første off, navnet er “Tim” og for det andet, hvad jeg tror er: Jeg vil tage min forretning andetsteds. Tak, kørsel gennem.

Hvorfor skal du bekymre dig om hvordan dine e-mails er gennemgået af deres modtagere? Fordi i erhvervslivet, er du konstant bliver bedømt af dine kunder, dine medarbejdere, dine investorer, dine partnere og dine kammerater. Hvis dine e-mails giver indtryk af at du ikke sætter mange tanker i komponere af beskeden eller at du har for travlt til at være generet eller at du er en total idiot, der ikke kan selv bruge en stave kontrollør, hvad tror du der siger til personen i anden enden?

E-mail er hurtigt ved at blive virksomhed korrespondance medium valg af de grunde, jeg dækkede over, og hvis du ikke tager sig tid til at lære hvordan man effektivt bruge e-mail på en professionel måde, vil det komme tilbage at hjemsøge dig.

Der er regler, der skal følges ved at sende business e-mails. Hjemmeside Email svar giver 32 tips til email etikette. Aflivning fra denne liste og tilføje et par af mine egne, her er Tim’s Top 10 regler for E-mail etikette, hver iværksætter, udøvende og medarbejderen skal følge.

Gøre det kort og sød

En e-mail er ikke et brev fra lejren, så drone ikke længere end nødvendigt. Husk at læse en e-mail på en computerskærm er sværere end at læse trykt kommunikation, så hold det kort og til punktet.

Brug korrekt stavning, grammatik & tegnsætning

Det er ikke kun vigtigt, fordi forkert stavning, grammatik og tegnsætning give et dårligt indtryk af dig og din virksomhed, det er også vigtigt for at sikre din besked ikke er misforstået. E-mails med upassende tegnsætning (et komma og en periode og næ ville være nice) er vanskelige at læse og kan endda ændre betydningen af meddelelsen. Og hvis dit e-mail-program har en stavekontrol, gør alle en tjeneste og bruge den.

Medtage en signatur blok i hver E-mail

En signatur blok i en e-mail er identisk med den signatur blok du vil bruge til at afslutte et brev. Du bør omfatte dit navn, titel, firmanavn og adresse, telefonnummer, e-mail-adresse og hjemmeside-adresse.

Svar hurtigt

Dette er min nummer et yndlingsærgrelse: mennesker, der tager for evigt at besvare e-mail. Hurtigt svar er især vigtigt, hvis e-mailen er fra en kunde eller indeholder tidsafhængige oplysninger. Kunder sende en e-mail, fordi de ønsker at modtage en hurtig reaktion. Hvis de ikke ønsker en hurtig svar de ville sende et brev eller en fax eller tale med din voicemail. Hver e-mail bør blive besvaret inden for mindst 24 timer, og helst inden for den samme arbejdsdag. Hvis e-mailen ikke kan besvares fuldt straks du bør i det mindste sende et svar at sige, at du har modtaget deres e-mail og at du vil komme tilbage til dem ASAP.

Læse hver E-mail, før du sender det

Der er ingen bedre måde at gøre forlegen selv end gennem en hast sendte e-mail. En masse mennesker ikke engang gider at læse en e-mail, før de sender det ud, som det fremgår af de mange stave- og grammatiske fejl, de fleste e-mails indeholder. Bortset fra dette, vil læser din e-mail gennem øjnene på modtageren hjælpe dig sende en mere effektiv besked og undgå misforståelser og upassende kommentarer.

Ikke diskutere fortrolige oplysninger

At sende en e-mail er som at sende et postkort. Når det forlader computeren, slutbrugeren kan gøre hvad de vil med det, så hvis du ikke ønsker en dokumenteret oversigt over dine kommentarer eller de oplysninger, der deles med andre, sende ikke det. Desuden aldrig gøre nogen ærekrænkende, sexistisk eller racemæssigt diskriminerende bemærkninger i emails, selv om de er beregnet til at være en joke. Der har været sager hvor email korrespondance blev brugt som bevis. Der er en vej, du ikke ønsker at gå.

Ikke bruge store bogstaver

I e-mail vilkår, hvis du skriver i blokbogstaver det synes som om du RÅBER, så skal du tone det ned. ALLE CAPS er svært at læse og kan udløse en vred svar, hvis modtageren fejl hensigten med din e-mail. E-mails skal skrives i standardsætning stil. Sluk Caps Lock og tilbage væk fra tastaturet.

Undgå forkortelser og humørikoner

I business emails, prøv ikke at bruge forkortelser såsom BTW (ved den måde) og LOL (griner højt). Modtageren er muligvis ikke klar over betydninger af forkortelser og i business emails disse generelt ikke hensigtsmæssigt. Det samme gælder for humørikoner, såsom smiley 🙂 og hans deprimeret kammerat :-(. Hvis du ikke er sikker på, om modtageren ved, hvad en forkortelsen betyder, er det bedre ikke at bruge den.

Brug ikke baggrunde eller fjollet grafik

Jeg modtog en e-mail fra en kollega iværksætter, der havde en animeret smiley ansigt vinker en behandskede hånd i hans signatur blok. Hvis e-mailen kom fra Walt Disney ville ikke jeg have været chokerede. Kommer fra en lille teknologivirksomhed, jeg var nødt til at krympe. Ikke meget at smile af der.

Husk, at E-mail er en formel erhvervskommunikation

Du ville ikke sende en formel skrivelse til en kunde, der manglede en tiltaleform, et velgennemtænkt ud af kroppen af tekst og en underskrift. Du skal bruge e-mail på samme måde. En ordentlig forretning e-mail skal struktureres som en kort skrivelse. Det bør have en hilsen, kroppen af meddelelsen, et skilt ud og en underskrift.

Næste gang vil vi diskutere e-mail spørgsmål, der bør være en bekymring for større virksomheder. Hvis din virksomhed ikke har en formel e-mail politik, bør du. Tune i næste uge at finde ud af hvorfor.

Her er til din succes

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *